В статье рассказываем, что такое исполнительная документация в строительстве, что входит в ее состав, как ее вести и хранить. А также как упростить все связанные с ней процессы с помощью сервиса BuildDocs.
Навигация по статье:
- Что такое исполнительная документация
- Что входит в ее состав
- Как оформлять исполнительную документацию в строительстве
- Где и как ее вести
- Как сделать исполнительную документацию еще проще и удобнее
Что такое исполнительная документация в строительстве
Исполнительная документация — это набор документов, которые фиксируют процесс строительных работ, их соответствие проекту и техническое состояние объекта. Ее создают и ведут во время всех этапов строительства, ремонта, реконструкции или сноса.
Исполнительная документация готовится для скрытых работ, ответственных конструкций, систем газоснабжения, теплоснабжения, электроснабжения, водоснабжения и канализации. По закону исполнительную документацию в РФ обязан вести генподрядчик. После завершения работ он предоставляет документы заказчику. На основании этой документации также составляют акт о приемке выполненных работ.
Правильно оформленная исполнительная документация помогает контролировать работы, подтверждает, что подрядчик выполнил обязательства по договору, облегчает эксплуатацию объекта, характеризует его техническое состояние и фиксирует исполнителей работ на каждом из этапов.
В России планируют провести цифровизацию строительной отрасли. Для этого используют Государственную информационную систему обеспечения градостроительной деятельности (ГИС ОГД). Она будет собирать информацию обо всем жизненном цикле любого строения — от предпроектных изысканий до конца эксплуатации. Ведомства будут принимать и хранить исполнительную документацию в цифровом виде.
Состав исполнительной документации
Министерство строительства России создает принципиально новую нормативно-правовую базу. Цель — оцифровать и унифицировать исполнительную документацию с учетом современных технологий и потребностей отрасли.
Основные нормативные акты для ведения исполнительной документации в строительстве:
- Приказ № 344/пр от 16.05.2023, вступил в силу с 01.09.2023 г.
- Приказ № 1026/пр от 02.12.2022, вступил в силу с 01.09.2023 г.
- Градостроительный кодекс РФ
Приказ № 344/пр теперь позволяет вести исполнительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме.
Если ведете ИД в электронной форме, нужно использовать машиночитаемый формат XML — для тех форм актов, по которым опубликованы XML-схемы на официальном сайте Минстроя в разделе «Строительство».
Если для актов и других документов XML-схемы отсутствуют, можно использовать другие форматы:
- .doc, .docx, .odt для текстовых документов
- .pdf для документов с формулами или графикой
Электронную документацию подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — согласно ФЗ-65 «Об электронной подписи».
В таблице перечислили, какие документы относятся к минимальному перечню ИД и что за сведения в них содержатся по приказу Минстроя №344/пр.
| № | Название документа | Содержание | XML |
| 1 | Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы | В акте указываются точные координаты, места установки и способы крепления конструкций. Этот документ составляют на основе данных из проектной документации и передают подрядчику не позднее, чем за 10 дней до начала строительных работ. | Есть |
| 2 | Акт разбивки осей объекта | Геодезисты проводят разбивку осей здания и фундаментов, оценивают, насколько чертежи соответствуют обстановке на стройплощадке. | Есть |
| 3 | Акты скрытых работ | В актах скрытых работ отражаются работы, которые невозможно проверить во время сдачи объекта в эксплуатацию. Пример — установка арматуры для фундамента, гидроизоляция. Для каждого вида работ готовят отдельный акт. | Есть |
| 4 | Акты освидетельствования строительных конструкций, устранение недостатков в которых невозможно без демонтажа других конструкций | Эти документы оформляют после проведения испытаний и замеров. Они служат подтверждением, что выполненные работы не повлияли на безопасность здания. | Есть |
| 5 | Акты освидетельствования участков сетей | Проверяют участки канализации, теплосети и других коммуникаций, расположенных в границах постройки, где нельзя будет устранить нарушения без разборки постройки. | Есть |
| 6 | Замечания застройщика или заказчика работ | Оформляется, если заказчик обнаружил по итогам работ недочеты и дефекты. В таком случае об их устранении готовят отдельный акт. | Нет |
| 7 | Рабочие чертежи | Генплан и прочие чертежи по проекту с подписями ответственных лиц, которые подтверждают выполнение работ и их соответствие проектным чертежам. Если есть отступления от чертежей, нужно согласование проектировщика. | Нет |
| 8 | Исполнительные геодезические схемы | Фиксируют реальные параметры строительной конструкции и любые отклонения от изначально запланированных проектных требований. | Нет |
| 9 | Исполнительные схемы и профили сетей инженерно-технического обеспечения | Фиксируют реальные характеристики инженерных сетей и любые расхождения с изначально заданными проектными параметрами. | Нет |
| 10 | Акты испытания технических устройств и систем инженерно-технического обеспечения | Результаты проверки устройств и коммуникаций здания. | Нет |
| 11 | Результаты экспертиз и испытаний выполненных работ | Например, протокол определения прочности бетона, акты испытаний трубопроводов. | Нет |
| 12 | Документы, подтверждающие качество стройматериалов и оборудования | Сертификаты и другие документы, которые доказывают качество и соответствие материалов и оборудования, а также их безопасность для людей и окружающей среды. | Нет |
| 13 | Журналы учета работ | Ведется общий журнал работ и отдельные журналы для каждого их вида — например, журнал сварочных работ. В них фиксируются сведения о выполненных работах, их сроках, контрольных мероприятиях, найденных недостатках и принятых мерах по их исправлению. | Частично (ОЖР и ЖВК) |
Это лишь базовый список. Для некоторых видов работ есть дополнительный список ИД. Например, для фундаментных, демонтажных и кровельных.
Дополнительно Министерство строительства ввело схемы для процессов приостановки, консервации и возобновления строительства, а также для взаимодействия с органами государственного строительного надзора. В действие XML-схемы вступают через три месяца с момента даты публикации.
Изменения Минстроя помогут строительным компаниям автоматизировать процессы и отказаться от бумажных документов. Это повысит эффективность работы и внесет вклад в охрану окружающей среды.
Как вести и оформлять исполнительную документацию в строительстве
Если говорить о капитальном строительстве жилой и коммерческой недвижимости, перечень исполнительной документации устанавливается и утверждается застройщиком. Ведение начинается с самого начала строительных работ. Для каждого типа документа существуют утвержденные формы и бланки.
Оформляет ИД генеральный подрядчик, для этого он работает совместно с другими участниками строительного процесса. К ним относятся:
- Субподрядчики. Ведут ИД по своим участкам работ, а потом предоставляют ее генподрядчику.
- Проектная организация. Она проводит авторский надзор. В рамках этого процесса проектировщик анализирует ИД на предмет соответствия проектным решениям, при положительном результате дает свое одобрение.
- Органы государственного строительного надзора. Проводят проверку ИД и, если все в порядке, выдают разрешение на ввод объекта в эксплуатацию.
- Заказчик. Контролирует строительство, оценивает и утверждает ИД, которую готовит подрядчик. Отвечает за соответствие фактически выполненных работ рабочим чертежам.
Составлением документации на предприятиях занимаются инженеры производственно-технического отдела (ПТО). Сложнее всего обычно не просто подготовить документацию, а подписать ее у всех ответственных лиц. На один акт может быть пять подписантов.
Схема: с кем взаимодействует инженер ПТО
Если вести документы на бумаге, всех придется обойти самостоятельно. ИД в электронном виде ответственные могут подписать онлайн в любое время.
Как упростить ведение исполнительной документации
Ведение и оформление исполнительной документации на бумаге занимает много времени, а хранение — много места. Вручную заполнять документы сложно, есть риск ошибиться и что-то потерять. Все эти проблемы можно решить, если вести исполнительную документацию в электронном виде с помощью облачного сервиса BuildDocs. В нем можно создать документ за несколько минут.
У ИД в цифровом виде есть много плюсов. Перечислим основные.
Ускорение бизнес-процессов. Доступ к документам есть в любое время и в любом месте. Часть полей при создании нового документа автоматически подтягивается из базы данных. Если вбить реквизиты один раз, они автоматически загрузятся и в другие документы. Некоторые акты создаются на основе уже имеющихся, это экономит время.
При переходе на цифровую ИД комплект документов готовится за несколько дней вместо двух-трех недель
Меньше ошибок. Типовые данные интегрируются автоматически, а значит, ниже риск ошибок и опечаток. Все действия с документами можно отследить.Также в сервисе отражается ежедневная работа сотрудников. Это помогает контролировать процесс и не допускать просрочек. В системе сразу понятно, какие документы уже готовы, а какие — еще нет.
Легче искать и хранить документы. В BuildDocs нужный акт можно найти по ключевым словам, по его номеру или с помощью фильтров. Документы хранятся в цифровых архивах с резервными копиями.
Снижение затрат. Не нужно тратить деньги на бумагу и расходники, выделять место для хранения бумажных документов, нанимать транспорт для их перевозки.
Гарантия сохранности. Снижается риск потерять или повредить документы по сравнению с ведением документации на бумаге. Данные защищены системами шифрования, а доступ к ним ограничен.
Удобно работать совместно. Единая система облегчает взаимодействие между заказчиком, подрядчиком, субподрядчиками и надзорными органами. Можно совместно редактировать документы и контролировать версии в реальном времени. Файл отправляется на параллельное согласование и подписание всем участникам процесса одновременно — без остановки на одном подписанте.
Поддержка УКЭП. Сервис позволяет подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью, проставлять штампы и получать юридически подтвержденные цифровые документы.
Визуализация прогресса. На основе данных исполнительной документации можно генерировать отчеты о том, сколько актов закрыто и строить графики работ. Это поможет увидеть реальную динамику строительства.
Пример аналитики, подготовленной на основе сведений ИД
Интеграция с другими системами. BuildDocs можно интегрировать с другими сервисами, чтобы данные были в одной среде, например, с сервисами по автоматизации снабжения и строительному контролю.
Экологичность. Меньше расход бумаги и других расходников для подготовки документов.
Соответствие нормативам и правилам оформления. Документы, подготовленные с помощью BuildDocs, полностью отвечают требованиям законодательства и принимаются надзорными органами по всей России.
Как сделать исполнительную документацию еще проще и удобнее
Чтобы цифровая ИД помогла снизить бюрократию еще сильнее, нужно подключить к онлайн-системе всех, кто работает в строительном секторе. Если застройщику удастся этого добится, бизнес-процессы ускорятся еще больше. Вот, что можно будет сделать в рамках единой системы:
- Лаборатории и поставщики смогут передавать цифровые документы напрямую в систему. Это исключит ручную обработку данных и снизит риск ошибок.
- Подключение ресурсоснабжающих организаций поможет автоматизировать подачу заявок на подключение, получение технических условий и ввод в эксплуатацию инженерных систем.
- Подключение банков к системе позволит быстрее получать деньги от дольщиков. Как только исполнительная документация по первому этапу будет готова, банк сможет перечислить средства на следующий этап работ.
Данные исполнительной документации позволят генерировать еще более подробные динамические отчеты — о том, как быстро были выполнены работы и сколько материалов израсходовали.
Все это повысит точность исполнительной документации, ускорит рабочие процессы и сделает управление строительными проектами более эффективным.
